機密文書は「社内でシュレッダー」「機密文書廃棄サービスを利用」2通りの廃棄方法があります。どちらも一般的な方法ですが、漏えいのリスクが心配な方も多いのではないでしょうか。そこで、シュレッダーと機密文書廃棄サービスを主にリスク管理の面から徹底比較してみました。
社内でのシュレッダー処理に潜むリスクとコストの問題
機密文書を社内でシュレッダー処理する場合の懸念点として挙げられるのは、情報漏えいのリスクとトータルコストです。
まず、情報漏えいのリスクについて考えます。一般的なシュレッダーの細断ごみは、ひとつひとつをかき集めて貼り付ければ、内容が読めてしまう可能性があります。そのため、シュレッダーにかけたからといって万全とは言いがたいのが実情です。そのため、社内でシュレッダー処理をする場合は、漏えいのコストと手軽さを天秤にかけて判断する必要があります。社内の報告書や一般的な文書であれば、仮に漏えいしても被害は小さく済むかもしれません。しかし、顧客の個人情報や、開発中の製品情報が外部に漏れた場合、企業の信頼性が大きく損なわれ、重大な損害が発生するリスクがあります。
また、トータルコストの観点では、社内でのシュレッダーのほうが機密文書廃棄サービスよりもコストがかかってしまうことがあります。社内で大量の書類が発生する場合、社内のシュレッダーだけでは処理が追いつかないことがあります。人件費、シュレッダーのメンテナンス費用、廃棄物の処理費用を考慮すると、外部の専門サービスを利用するほうがトータルコストが抑えられることも多いといえます。
もちろん、書類の量が少ないオフィスで、機密度の低い文書を処理するのであれば、社内シュレッダーでの処理は気軽で経済的です。しかし、顧客情報が含まれたり、大量の機密文書を処理する必要があったりする場合には、専門の機密文書廃棄サービスを利用することを検討するほうが安全で効率的です。業務の状況に応じて、これらの選択肢をうまく使い分けることをオススメします。
機密文書廃棄サービスの種類と選び方
機密文書廃棄サービスは、大きく分けてシュレッダー処理と溶解処理の2種類があります。いずれも、機密文書を安全に廃棄するためのセキュリティ対策が施されていますが、サービス選びには注意が必要です。一部のサービスでは、書類の一時保管場所のセキュリティが不十分だったり、社員教育が徹底されていなかったりするケースもあります。信頼できるサービスを選ぶための基準としては、ISMSやプライバシーマークの取得などが参考になります。
シュレッダー処理による機密文書廃棄サービス
シュレッダー処理では、ダンボールに詰めた機密文書を回収し、業務用の大型シュレッダーで一気に細断します。この方法では、大量の書類を処理することで細断ごみが混ざり合うため、復元が困難になります。ただし、書類の内容がシュレッダー作業を行う作業員の目に入ってしまう可能性があるため、業者の社員教育やセキュリティ体制のチェックをより慎重に行う必要があります。
溶解処理による機密文書廃棄サービス

溶解処理では、回収した機密文書をダンボールごと溶解槽に投入し、攪拌して完全に溶かします。この方法は、書類を扱う作業員が中身を見ることなく処理でき、復元も不可能です。さらに、溶かされた紙はリサイクルされ、トイレットペーパーなどの製品に再生されるため、環境にも優しいのが特徴です。また、価格もシュレッダー処理より安価なことが多いため、コスト面でも魅力的です。例えば近くにシュレッダー処理の業者があって利便性を優先する場合など、特殊なケースを除き、溶解処理をオススメします。
機密文書回収ボックスでセキュリティ強化

機密文書廃棄サービスを利用する前には、社内で一時的に廃棄書類を保管する必要があります。大企業や、人の出入りが多いオフィスでは、社内セキュリティが心配になる場合も多いでしょう。そんな時に便利なのが、機密文書廃棄サービスが提供する機密文書回収ボックスです。
機密文書回収ボックスのサービスでは、鍵付きのボックスに機密文書を入れておくことで、廃棄書類を安全に一時保管できます。回収方法には、定期的に業者が回収に来るタイプと、廃棄依頼をした際に回収するタイプとがあります。シュレッダー処理・溶解処理のいずれを選ぶ場合でも、こうしたセキュリティ対策を活用するとより安心です。
社内シュレッダー・シュレッダー処理・溶解処理の比較
ここで、社内シュレッダー・シュレッダー処理・溶解処理のどれがいいのかをわかりやすく表にして比較してみました。比較検討に役立てていただければと思います。
社内シュレッダー | シュレッダー処理サービス | 溶解処理サービス | |
---|---|---|---|
セキュリティ (処理前) | ? 社内環境による | ○ 作業員には見えてしまう | ◎ 箱ごと廃棄するため見えない |
セキュリティ (処理後) | △ ゴミから復元可能 | ○ 大量のゴミが出るため復元が難しい | ◎ 溶解されるため復元不可能 |
環境への優しさ | × リサイクルできないため焼却 | × リサイクルできないため焼却 | ◎ 古紙として再生 |
処理にかかる社内の人件費 | × 廃棄書類が多いほど高い | ◎ なし | ◎ なし |
処理にかかる費用 | ○ シュレッダー代のみ | × 1箱1500円以上 | △ 1箱1500円程度 |
ゴミの廃棄費用 | × 産業廃棄物になり費用がかかる | ○ 処理費用に含まれる | ○ 処理費用に含まれる |
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