社内で文書保管しているような便利さ

株式会社 キーペックス

TEL.043-241-6891

受付時間: 平日 AM 9:00 ~ PM 5:00

サービス

文書保管サービス活用のススメ。

企業が事業活動を行う上で、法定文書や事業活動の記録文書などの様々な書類の保管が必要となります。また、企業が存続していく上で、書類の保管、活用および廃棄などの適切な管理は必要不可欠となります。キーペックスは、お客さまの文書係として文書保管(書類保管)と配送(物流倉庫)、廃棄(書類溶解処理)まで一元で承っています。
企業にとって、「情報」のもつ意味・価値は時代とともに大きく変化しており、企業が改めて見直すべきなのは、文書保管、書類保管管理です。管理のすみわけを明確にし、「紙、空間、時間の無駄」がない攻めの文書保管、書類保管管理を実現することが生産性や効率を向上しコスト削減とセキュリティ向上に効く手法です。そこでお役にたつのが、キーペックスの書類保管サービスです。お預かりする文書のプランニング・分類・集荷依頼・引渡・保管・閲覧・配送・在庫確認まですべて対応いたします。

オールインワンの文書保管サービス

  • 文書保管サービス
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プランニング

当社に在籍しています文書情報管理士が経験と実績に基づきお客さまに最適な文書保管プランをご提案します。

分 類

文書類がまだキャビネットにある状態でもキーペックスにお任せください。機密文書保管に必要な個人情報類の分類・ファイリング・ナンバリングまでお請けします。(オプションサービス)

集荷依頼・引渡

1ケースから集荷にお伺いし、ドライバーと『伝票』で文書の保管内容(ケースNo)をご確認いただきます。

保 管

ドライバーが責任もってお預かりした保管文書を倉庫へ搬入いたします。文書保存箱に管理用の固有バーコードシールを貼りつけ棚へ格納し、ご返却、廃棄のその日まで大切にお預かりします。除湿機の設置により長期保存にも耐えられ、震災に強い電動移動式ラックにて保管します。定温定湿倉庫でバックアップ媒体をお預かりいたします。

閲覧・配送

午後5時までにオーダーをいただきますと翌営業日にお届けします。閲覧済の書類は集荷ご希望日の前営業日午後5時までにご依頼いただければ引き取りいたします。(情報番人ウェブサービス、FAXまたはE-メールでケースNo等にてオーダー受付します。)

在庫確認

キーペックスの情報番人ウェブサービスのご利用で、お客さまはいつでも最新の書類保管状況が把握いただけます。 保管期限が到来した書類について対象一覧を提示し、「廃棄」あるいは「期間延長」をお客様に判断いただいています。

文書整理保存とは

文書整理保存とは

文書管理に欠かせない文書整理保存とは、単なる保管だけでなく、必要な書類をいつでも速やかに取り出せる状況にあることをいいます。社内管理のため、経営管理の効率を高めるため、事実を立証するための具体的な証拠資料の活用のため、法律で規定されているため、と理由は様々ですが、文書整理保存は事業活動を行う上では必要不可欠なものです。

文書整理保存ができていない理由

必要不可欠な文書整理保存ですが、保管している文書名や保存期限が不明確である、適切に廃棄できていない、重要度にあった管理ができていない、といった社内ルールの不統一というのがその理由です。

文書整理保存のご提案

1.文書整理保管用保存箱のご提供

文書整理の基本は、大きさが様々な文書のサイズをできるだけ合わせて、見やすい形で保管することが必要です、そこで、キーペックスでは、文書の種類によって、書類やカルテ、レントゲン、図面保管用といったダンボール製の文書保存箱をご提供しています。

2.文書ファイル方法の改革

文書の使用頻度に合わせて、閲覧頻度の低い文書や法定文書は文書保存箱を使用して分類し、外部保管する方法をご提案いたします。

書類閲覧作業の効率化

書類閲覧作業の効率化

お預かりした文書は文書保存箱に整理分類して保管しており、閲覧のご依頼がありました文書は倉庫から迅速にお手元まで配送させていたしますが、さらなる閲覧作業の効率化を図られるお客さまのニーズにお応えして、キーペックスでは書類電子化サービスをご提供しています。

書類電子化サービスとは

紙媒体でのご提供ではなく、お預かりしました紙媒体をスキャニングし、PDFファイル等の電子媒体に変換し納品するサービスです。紙媒体を電子媒体に変換することで、パソコン上でのウェブサービスを利用して、居ながらにして文書を閲覧することができます。また、データとしてダウンロードすることもできますので再利用も可能です。原本の紙媒体は、高セキュリティを施されています倉庫で厳重に保管しており、取寄せに掛かる運賃や時間を削減することができます。紛失・盗難・漏えいを防止しながら業務効率のアップを図れるのが書類電子化サービスです。

書類保管から機密溶解処理、物流アウトソーシングまで。
貴社に合ったプランをご提案します。

お気軽にお問い合わせください。

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