KEEPEXコラム編集部 
文書整理は、情報漏洩を防ぐだけでなく、業務を円滑に行うために必要な作業です。この記事では、効率的な文書整理の方法を一から分かりやすく説明していきます。
文書整理の必要性
そもそも、文書整理は何故必要なのでしょうか？ オフィスに数々の文書が散らばっている状態では、文書が必要になった際に闇雲に探さなくてはならず、日々の業務の妨げになります。もし重要な文書を紛失したり破損してしまった場合には、業務ができなくなってしまうこともあるでしょう。特に経理に関係する文書を紛失した場合、経理担当者の業務ができなくなってしまうだけではなく、監査の際などに非常に不利になる可能性があります。
また、法律で定められた保管義務がある文書を保管していなければ、法律違反となり、文書によっては罰金を科せられることもあります。個人情報などは流出すると、社内の問題だけではなく、大きな問題に発展して社会的信用を失うこともあり得ます。そのため、個人情報が記載されている文書は法律に則って特別な管理をしなければなりません。
日々の業務の効率化・リスク管理、双方の面から、日々丁寧な文書整理をしておきましょう。
文書整理の方法
文書整理の必要性が分かったところで、文書整理の方法についても考えてみましょう。ここでは、文書の分類・ファイリング・保管スペースについてそれぞれ説明していきます。
a.文書を分類しよう
文書を整理するためにまず必要なのは、文書の分類作業です。文書を「経理関係の文書」「取引先や客に関する文書」「社員に関する文書」「会社に関する文書」などに分類していきます。それだけでも劇的に文書を探しやすくなりますが、そこからさらに保管期間別に分類することで、文書を破棄する際にも手間が減ります。
なお、取引先や客に関する文書は、細かく分類しすぎるとむしろファイリング作業に手間がかかってしまい、本末転倒です。「年度別＋五十音順」程度の分類で問題なく運用できるでしょう。
b.文書をファイリングしよう
文書を分類したあとは、文書の種類ごとにファイルやバインダーに挟み、文書保管棚に収納します。文書を綴じる際は、ポケット式のクリアリフィルの使用をオススメします。クリアリフィルを使用することで、重要な文書に穴を開けずに済みます。領収書などの細かい文書も、一定期間ごとに一つにまとめて保管できて便利です。
また、ファイルごとに文書の種類に応じた色替え・ラベル貼りを行うことで、ファイルを開かなくても棚を見ただけで文書の位置が分かるようにすると、大幅な業務効率アップにつながります。
c.文書の保管スペースを考えよう
文書を綴じたファイルの保管スペースについても、配置などに気を配るべきです。「今年度の文書は頻繁に使用するため、取り出しやすい場所に保管」「取引を終えた取引先に関する文書はほぼ使うことがないため、奥の棚に保管」などの工夫をすることで、さらに業務の効率化につながります。
文書は毎日増えていくもののため、保管スペースにファイルがギチギチに詰められてスペースに余裕がないのであれば、容量オーバーです。文書の保管スペースを増やしたり、電子化に取り組んだり、文書保管サービスを利用して、常に保管スペースに余裕がある状態にしておきましょう。
文書整理の方法については、これらの作業を丁寧に行うことで、整然としたオフィスを保つことができます。もし社内の文書が散らばっているなら、一度徹底的に文書整理を行いましょう。「どこにどの文書を保管するのか」という文書整理のルールを作ることで、日常的に社内の環境が整えられるようになります。
文書整理のポイント・注意点
ここからは、文書整理をさらに効率的に行うためのポイントや注意点について、詳しく説明していきます。
a.文書整理のポイントは文書の保管期間
文書整理のポイントは、文書の保管期間をしっかり把握することです。法律で定められた保管期間に沿って保管することで、「文書発生→整理→保管→破棄」のサイクルを回すことができ、不要な文書をため込まずに済みます。もし社内に文書保管規定がないなら、法律で定められた保管期間を元に社内で「保管する文書」と「文書ごとの保管期間」を決めた規定を作りましょう。文書の保管期間は法改正などでたびたび変更されます。保管期間を数年に一度は見直せるよう、文書保管規定の作成日と変更日もしっかり記しておくようにしましょう。
文書の保管期間を知りたい方はこちら
shoko-bannin.comb.文書の保管環境に注意
文書を整理して保管する際には、保管環境にも気をつける必要があります。気をつける点として、主に「セキュリティ」と「災害対策」の二つの点を重視しましょう。
まず「セキュリティ」として、個人情報などは特定の社員以外が触れることのないよう、鍵付きの棚に保管しておきましょう。「災害対策」としては、耐震性のある棚を使用するといった代表的なもののほかにも、火気や水気の近くに文書の保管スペースを作らないなどの工夫をしてみましょう。
また、文書の保管スペースが文書保管に適しているのかにも注意すべきでしょう。「日焼けを避けるために日が当たらない場所に保管する」「湿度が溜まらないような風通しの良い箇所に保管する」などの点も考慮してみてください。
c.文書の電子化は効果的？
文書整理の方法のひとつとして、文書を電子化してしまうという手もあります。文書の電子化には、「テレワークに対応できる」「書類の保管スペースを削減できる」などのメリットがあります。一方で、文書の電子化に関する法律は複雑で難しく、導入に手間と資金がかかります。日々の文書整理にかかる手間も、紙の文書と比べてそれほど変わりはありません。また、電子化できる文書は厳格に決められており、すべての文書を電子化できるわけではないことにも注意しましょう。時間と資金に余裕があり、文書の保管スペースに困っているのでなければ、文書の電子化はあまりオススメしません。
しかし、文書の電子化に関する法律は年々緩和されており、徐々に文書を電子化しやすくはなっています。日々の業務が落ち着いた際には、導入を考えてみてもよいかもしれません。
さらに文書整理を効率的にするには
さらに文書整理を効率的にするオススメの方法は、「文書保管サービス」を利用することです。文書保管サービスを利用すると、預けた書類をWEB管理システムで一覧できます。普段使用しない文書を預けることで、社内でかさばる文書量が減ることになり、文書整理の手間を減らすことができます。
文書の保管スペース分のオフィスの賃料と比較すると、文書保管サービスの利用料のほうが安い可能性もあります。オフィススペース1坪には文書箱100箱分ほど保管できますが、ダンボール100箱を 文書保管サービスを利用した場合、利用料は15000円程度が相場となるため、オフィスの 賃料が坪単価15000円以上だった場合、文書保管サービスを利用した方が安価と言えるでしょう。
また、文書保管サービスは社内保管と異なり、より強固なセキュリティ対策や災害対策がされています。文書保管サービスについて詳しく知りたい方は、文書保管サービスのキーペックスにお気軽にご相談ください。