KEEPEXコラム編集部 
企業が労働者を雇用する際、法律で作成と保管が義務付けられている「法定三帳簿」をご存知でしょうか。労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の三つから成るこれらの帳簿は、適正な労務管理の基盤となる重要な書類です。作成や保管を怠ると、行政指導や罰金などの罰則を受ける可能性があります。本記事では、法定三帳簿の基礎知識から作成義務、保存期間、違反時の罰則まで、企業が押さえておくべきポイントを分かりやすく解説します。
法定三帳簿とは？労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の基礎知識
企業が労働者を雇用する上で、法律で作成と保管が義務付けられている帳簿が三つあります。それが「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」です。これら三つの帳簿を総称して「法定三帳簿」と呼びます。
労働者名簿とは
労働者名簿は、企業が雇用する全ての労働者の情報を網羅的に記録する帳簿です。労働者の氏名、生年月日、性別、住所、業務内容、雇入れの年月日、退職の年月日とその理由など、多岐にわたる個人情報を管理します。この名簿は、労働基準法第107条に基づき、事業場ごとに作成が義務付けられています。労働者の雇用状況を正確に把握し、労働条件の適正化を図る上で不可欠な書類です。
賃金台帳とは
賃金台帳は、企業が支払う賃金の詳細を記録する帳簿です。労働者一人一人の氏名、性別、賃金の計算期間、労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数、休日労働時間数、基本給、各種手当、控除額などを記載します。労働基準法第108条により、事業場ごとに作成が義務付けられています。賃金の支払い状況を明確にし、労働者に対する適正な賃金支払いを証明する重要な証拠です。
出勤簿とは
出勤簿は、労働者の日々の労働時間を記録する帳簿です。労働者の氏名、出勤日、退勤日、休憩時間、労働時間などを記載します。労働基準法には「出勤簿」という直接的な規定はありませんが、労働時間の把握義務（労働基準法第38条の2）を履行するために、厚生労働省のガイドラインによってその作成が実質的に義務付けられています。適切な労働時間管理は、過重労働の防止や未払い残業代の発生を防ぐ上で極めて重要です。
参照：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン ｜厚生労働省
法定三帳簿の保存期間と保管方法
保存期間は原則5年（当面は3年）
法定三帳簿の保存期間は、労働基準法第109条により「5年間」と定められています。ただし、同法附則第137条の経過措置により、当分の間は「3年間」の保存で差し支えないとされています。この「当分の間」がいつまで続くかは現時点では未定のため、原則として5年保存を視野に入れつつ、少なくとも3年間の保管を確実に実施することが必要です。
各帳簿の起算日の考え方
保存期間の起算日は、帳簿の種類によって異なります。
- 労働者名簿：労働者が退職または死亡した日
- 賃金台帳：最後の賃金が記入された日
- 出勤簿：最後の記録が記入された日
これらの起算日を正確に把握し、それぞれの帳簿を適切に管理することが求められます。
適切な保管方法と注意点
法定三帳簿は、その性質上、個人情報や機密情報が多く含まれます。そのため、紛失や漏洩を防ぐ厳重な管理が必須です。
- 物理的な保管：紙媒体で保管する場合、鍵のかかるキャビネットや部屋で保管し、関係者以外のアクセスを制限します。火災や水害などによる損傷にも備える必要があります。
- デジタルデータでの保管：電子データで保管する場合は、アクセス権限の設定、パスワード管理、データのバックアップ、セキュリティ対策（ウイルス対策、不正アクセス防止）を徹底します。
また、必要なときにいつでも提示できるよう、整理された状態で保管することも重要です。
法定三帳簿の作成義務と違反時の罰則
誰が作成義務を負うのか
法定三帳簿の作成義務を負うのは、労働者を使用する「使用者」、つまり企業（事業主）です。労働基準法第107条、第108条、そして労働時間把握義務（第38条の2）に基づき、事業場ごとに作成し、常に最新の状態を保つ責任があります。事業場の規模や業種に関わらず、1人でも労働者を雇用している場合は、この義務の対象となります。
違反時の罰則（行政指導・刑事罰）
法定三帳簿の作成、保管義務を怠った場合、企業は以下のような罰則の対象となります。
- 行政指導：労働基準監督署による是正勧告や指導が入ります。これに従わない場合、さらなる法的措置に発展する可能性があります。
- 刑事罰：労働基準法第120条により、労働者名簿と賃金台帳は、作成、保存義務違反に対して「30万円以下の罰金」が科される場合があります。出勤簿は直接の罰則規定はありませんが、労働時間の把握義務違反として行政指導の対象となり、未払い残業代などが発生した場合には、企業の信用失墜や多額の損害賠償責任を負うリスクがあります。
これらの罰則は、企業の社会的信用にも大きく影響するため、法定三帳簿の適正な運用は経営上のリスクマネジメントでも極めて重要です。
法定三帳簿に関するよくある質問
パート・アルバイトや役員も対象になる？
- パート、アルバイト：労働基準法が適用される労働者であれば、雇用形態に関わらず法定三帳簿の対象となります。したがって、パートタイマー、アルバイトも労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の作成、保管が必要です。
- 役員：原則として、会社の役員は労働基準法上の「労働者」には該当しないため、法定三帳簿の対象とはなりません。ただし、役員であっても、同時に従業員としての実態があり、労働の対価として賃金を受け取っている場合は、労働者とみなされ、対象となる場合があります。
マイナンバーの記載は必要？
法定三帳簿には、労働者のマイナンバー（個人番号）を記載する必要はありません。マイナンバーは、税や社会保障の手続きで提出が義務付けられている書類に記載されるものであり、法定三帳簿はそれに該当しません。むしろ、マイナンバーは特定個人情報であるため、安易に記載すると情報漏洩のリスクを高めることになりかねず、記載しないことが望ましいでしょう。
タイムカードは出勤簿の代わりになる？
タイムカードは、労働者の出退勤時刻を客観的に記録する手段として有効です。厚生労働省のガイドラインでも、労働時間の記録方法の一つとしてタイムカードが挙げられています。そのため、タイムカードを適切に運用し、必要な項目（氏名、出勤、退勤時刻など）が網羅的に記録されていれば、実質的に出勤簿の代わりとして使用できます。ただし、休憩時間の記録や、残業時間の集計など、タイムカードだけでは不足する情報がある場合は、別途補完する仕組みが必要です。
電子データでの保存は可能？
法定三帳簿を含む労務関係の書類は、紙媒体だけでなく電子データでの保存も可能です。厚生労働省のQ&Aでは、これらの書類をパソコンで作成、保存する際の要件が示されています。具体的には、以下の4つの条件を満たす必要があります。
- 法令で定められた記載事項を具備し、それを画面上に表示したり印字したりできること
- 労働基準監督官の臨検時など、必要に応じて直ちに必要事項が明らかにされ、提出できるシステムになっていること
- 誤ってデータが消去されないよう、適切な管理がされていること
- 長期にわたってデータを保存できること
これらの要件を満たすシステムを導入し、適切な管理を行うことで、電子データによる効率的な帳簿管理が可能になります。
参照：労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。｜厚生労働省
法定三帳簿の保管も安心！「キーペックス」の書類保管サービスにおまかせ
法定三帳簿は、企業のコンプライアンスで重要な書類であり、その適切な保管は法律で義務付けられています。しかし、保管スペースの確保やセキュリティ対策、厳格な管理体制の維持は、多くの企業にとって負担となりがちです。そこで、書類保管サービス「キーペックス」がその解決策を提案します。キーペックスは、法定三帳簿をはじめとする重要書類を、堅牢なセキュリティ体制と最適な環境下で安全に保管します。検索性の高いシステムで、必要なときにいつでも書類を取り出すことが可能です。法定三帳簿の適切な保管でお困りの際は、ぜひキーペックスにご相談ください。
