KEEPEXコラム編集部 
契約書の保管期間とは？法的根拠と重要性
契約書の法定保管期間とは
法定保管期間とは、法律によって決められた書類の最低限守るべき保管期間のことです。会社が取り交わす契約書などは、会社法や法人税法などの法律により保管が義務づけられています。例えば、会社法では10年、法人税法では7年の保管が必要です。同じ契約書でも関係する法律によって期間が異なるため、現場では最も長い法律に合わせて管理することが必要です。大切な書類を守るため、期間を正しく把握しておきましょう。
契約書の保管期間を守らないリスク
法律で決まった期間、契約書を正しく保管しないと、会社は重大な損害を受ける恐れがあります。例えば税金の調査で書類を見せられない場合、わざと隠したと疑われて追加の税金を払うことになるでしょう。
例を挙げると、労働基準法第109条に違反した場合、30万円以下の罰金が科されることがあります。さらに、宅地建物取引業法第49条の帳簿保管義務に違反した場合も、50万円以下の罰金を払わなければなりません。法律によってルールは異なりますが、どちらも会社にとっては重いペナルティとなります。罰金などのペナルティを受けるだけでなく、トラブルの際に証拠がないため裁判で負けてしまうリスクも伴います。大切な約束の内容を保管していないと、本来の権利を守れなくなるため注意が必要です。
契約書の法定保管期間と任意保管期間
法律で決まった期間だけでなく、会社が独自に決める「任意保管期間」も存在します。明確なルールがない書類でも、なにかあったときのために一定の期間は取っておくと安心です。特に会社の決まりを記した大切な書類（定款や株主名簿、知的財産権関連書類、製品の開発・設計に関する重要書類など）は、効力が継続する限り、永久に保管することがすすめられています。また、契約期間中は契約書の保管が必須です。さらに、契約満了後であっても、契約終了時から最低10年間は保管を継続しましょう。長めに残しておけば、将来のトラブルにもしっかり備えられます。
契約書の種類別保管期間一覧
会社法に基づく契約書の保管期間
会社法第432条第2項では、事業に関する大事な書類を10年間保管することが決められています。対象となる契約書類は、請負契約書、委託契約書、売買契約書、基本取引契約書など、普段の活動で使うものが多くあります。保管する期間の数え方は、1年の区切りとなる決算が終わったタイミングから始まります。仕事の内容を証明する大切な記録のため、長期間しっかり残しておく義務があります。法律に従って、漏れがないように管理を続けましょう。
法人税法に基づく契約書の保管期間
法人税法第126条および法人税法施行規則第59条では、税金に関係する契約書を原則として7年間保管することが義務づけられています。保管期間を数えはじめるのは、確定申告が終わった翌日から2ヶ月を経過した日です。会社法と重なる「不動産の売買・賃貸借契約書」や「金銭消費貸借契約書」などの契約書は、期間が長い会社法の10年に合わせるのがよいでしょう。もし赤字を翌年以降の計算に繰り越して黒字と相殺するときは、保管期間が10年に延長されます。税金の計算に欠かせない記録として、忘れずに取っておきましょう。
労働関連の契約書の保管期間
労働基準法第109条では労働者に関する大切な契約書の5年間の保管が定められています。現在は労働基準法第143条の経過措置により、3年間保管すれば十分ですが、将来のルール変更に備えて5年間取っておくと安心です。労働基準法施行規則第56条により、期間を数えはじめる日は、働く人が退職した日や最後に記録を書いた日です。
雇用契約書、労働条件通知書、雇入決定関係書類、履歴書、身元引受書、解雇通知書、退職届などの雇入れ・退職に関する書類全般が対象に含まれます。
不動産関連の契約書の保管期間
不動産の売買契約書は、法人税法では7年間、会社法では10年間の保管が必要です。実務上は、より期間の長い会社法の基準に合わせましょう。不動産賃貸借契約書も会社法で10年間の保管が義務付けられています。敷金の返還や原状回復を巡るトラブルに備え、長期間手元に残しておきましょう。将来的なリスクを最大限考慮するのであれば、20年間保管しておくとより安心です。これは、民法上の「不法行為による損害賠償請求権」の期間が20年であることに由来します。
金融関連の契約書の保管期間
金融関係の契約書は、金融商品取引法第25条により、特定の書類は内閣総理大臣に提出した日から5年間は必ず保管しなければなりません。ただし、会社法など他の法律も関わるため、実務では10年間の保管が必須です。金融に関する契約は、数年経ってから内容を詳しく見返す場面も少なくありません。期間を短く考えすぎず、余裕を持って取っておくように心がけましょう。
その他の契約書の保管期間
産業廃棄物を捨てるときの処理委託契約書は、契約終了日から5年間の保管が廃棄物の処理および清掃に関する法律施行規則で決まっています。
秘密保持契約書は、法律ではっきりとした期間は定められていません。ですが、会社法に合わせた10年間は保管しておくと安心でしょう。期間は契約書の種類によってそれぞれ異なるため、間違えないように注意してください。大切な記録をいつまで取っておくべきか、しっかり確認して管理に取り組みましょう。
参照：廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則 | e-Gov 法令検索
電子契約書の保管期間
電子帳簿保存法により、電子データでも紙の書類と少なくとも同じ期間は大切に保管しなければなりません。会社法では10年、税金の法律では7年の保管が必要です。データを保管する際は、内容が正しいと証明できることやすぐに見つけ出せることが条件となります。もし法律通りに管理できない場合は、紙に印刷して残す必要があります。デジタルでも油断せず、正しい方法で管理しましょう。
参照：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | e-Gov 法令検索
契約書の保管期間を守るための実務対応
保管期間を守るための契約書管理台帳の作成
契約書を正しく管理するためには、契約書情報を1つにまとめた「管理台帳」を作ることが推奨されます。台帳には契約書の種類、契約相手方、契約日、起算日、保管期間満了日、保管場所、担当部署などを詳しく書き込みます。エクセルなどの表計算ソフトを使えば、期限が近いものをすぐに見つけられるため、大切な書類を間違えて捨てる心配もありません。より確実に保管したいなら、専用の契約書管理システムを使うのもよい方法です。
契約書の保管期間の定期的な見直しと廃棄判断
年に1度や数ヶ月に1度、契約書管理台帳を定期的に見直すことが大切です。保管期間が満了した契約書を、しっかり見つけ出しましょう。捨てるかどうかを判断するときは、法定保管期間だけでなく、契約が本当に終わっているかも確認します。もし債務の履行が完了していない場合や保証期間が継続している場合は、保管する期間をもう1度計算し直してください。捨てるときは専門サービスによる溶解処理やシュレッダーなどで細かくして、個人情報と機密情報が漏れないように注意しましょう。
契約書の電子化による効率化
紙の契約書を保管するには、保管スペースの確保、劣化・紛失のリスク、検索・閲覧の手間などが伴います。効率を上げるためには、書類を電子化して保管する方法が役立つでしょう。昔の契約書をスキャンして残すときは、電子帳簿保存法のスキャナ保管要件を守りましょう。最初からデジタルでの契約で電子化していれば、郵送代などの費用を安く抑えることが可能です。作業が速くなるだけでなく、必要なときにすぐ書類を探せるようになるため便利です。
契約書の書類保管サービスを利用
社内で契約書を保管するスペースが足りない場合やセキュリティレベルの向上を図りたい場合は、専門の書類保管サービスを使うのが便利です。契約書にぴったりの温度や湿度が守られた倉庫で、安全に保管してくれます。必要時の検索・配送もでき、保管期間満了後の処分まで任せられるため、手間もかかりません。コストはかかりますが、大切な契約書をなくす心配がなくなるのは大きなメリットです。契約書を決められた期間きちんと残しておくことは、会社が法律を守り、トラブルを防ぐためにとても大切なことです。法律を守って正しく管理するために、外部の力を借りることも検討してみましょう。
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