ご利用ガイド|書類保管サービス

FAQ

よくあるご質問

Q.書類保管サービスの個人での利用は可能ですか?

可能です。

Q.書類保管サービスの利用可能地域はどこですか?

日本全国ご利用いただけます。
ただし、関東以外の地域の集配送は、宅配サービスの利用となります。

Q.利用開始はいつからですか?

ご契約締結後即利用可能です。

Q.情報セキュリティに関する取り組み状況を知りたいです

当社が定める情報セキュリティ基本方針に則って管理運営を行っております。

Q.震災等の対策はどうなっていますか?

倉庫は耐震・耐火構造の建物であり、保管棚にも耐震対策を施しております。

Q.お試しで利用することができますか?

原則契約後の利用となります。ご満足いただけない場合、解約は可能です。

Q.電話でのサポートはありますか?

お気軽にお問い合わせ下さい。
<サポート対応>月~金(休:日祝) 9:00~17:30

Q.サービスの料金形態を教えてください

物量に合わせ、営業担当がご提案いたします。お気軽にお問合せください。

Q.請求書はどのように発行されますか? 請求書の発送はできますか?

原則WEB請求書となります。ご登録いただいたメールアドレス宛にURLをお送りしますので、ご確認ください。

Q.請求書の部署名や担当者名の変更はできますか?

可能です。担当センターへご用命ください。

Q.会社の規定で契約書を交わす必要があるのですが、対応できますか?

契約書の締結を行っております。

Q.領収書は発行されますか?

申し訳ございません、領収書は発行しておりません。

Q.支払い方法はなんですか?

口座振替、または銀行振り込みでお願いいたします。
振込手数料はお客様負担にてお願いいたします。

Q.引落口座を変更したいのですが

営業担当、または担当センターへご連絡ください。

Q.配送料は別途かかりますか?

はい。ご契約時に単価を設定いたします。

Q.情報番人WEBサービスのシステム利用料はかかりますか?

無料です。

Q.万一の場合の補償はどうなっていますか?

寄託物の寄託価額は1箱につき、10,000円となります。
詳しくは、契約締結時にご案内いたします。

Q.書類保管サービスの契約期間はありますか?

1年契約です、申し出がない場合は自動延長となります。

Q.社名が変わるが必要な手続きはありますか?

営業担当、または担当センターへご連絡ください。

Q.保管用の箱に指定はありますか? 自社で使っている箱を利用できますか?

お客様にてご用意された箱もご利用いただけます。
文書保存箱に書類を収納し、(弊社販売品、またはお客様手配品)箱番号を箱にマジックなどで記載してください。
箱サイズ(縦31㎝横33㎝×奥45㎝以内)
箱番号は半角英数カナ25字内で登録できます。
任意のNo.を登録できます。
(※箱詰め・台帳作成については別途オプションで当社が代行可能です。御見積りが必要な場合は、お問い合わせください)

Q.保存箱のサイズはいくつですか?

31×33×45(cm) 以下のものをご利用ください。書類は1箱に15kg前後を目処としてください。
書類を詰めすぎると箱が破損する可能性があります。

Q.カルテの保管はできますか?

可能です。

Q.書類以外も預けられますか?

はい。料金が異なりますので営業担当へお問合せください。

Q.特定個人情報(マイナンバー)が記載された書類も預けられますか?

その他機密文書と同様の扱いとなりますが保管可能です。

Q.クリアファイルやバインダーに入れたまま保存箱に詰めていいですか?

可能です。 なお、バインダー等の金具がついているものに綴じた書類も未開封のまま溶解をすることができますのでご安心下さい。

Q.保存箱にはどのくらい詰めていいですか?

書類は1箱に15kg前後を目処としてください。書類を詰めすぎると箱が破損する可能性があります。

Q.一度に大量の書類を預けられますか?

可能です。ただし50箱以上の場合はこちらからご連絡を差し上げる場合がございます。

Q.箱詰め作業の依頼はできますか?

可能です。別途見積となりますので、お問合せください。

Q.倉庫の変更(保存箱の移動)はできますか?

原則できません。

Q.保存箱の中の一部の書類を取り出すことはできますか?

文書箱を当社が開けることはできかねます。すべてのご依頼は文書箱単位となります。

Q.預け入れ、取りだしが可能な日時はいつですか?

平日 9:00~17:00(休業日を除く)です。時間指定はできません。依頼についてはWEB画面にて365日24時間可能です。

Q.預け入れ、取り出しは依頼をしてからどれくらいで集配されますか?

平日16時までにWEB画面(情報番人WEBサービス)から依頼いただければ、翌営業日に回収いたします。

Q.宅配業者への集荷時間帯を指定することはできますか?

宅配業者への集荷時間帯は指定できません。

Q.登録している場所以外の住所への集配送は可能ですか?

可能です。

Q.緊急で書類が必要になった場合は?

当日便の手配が可能です。(別途料金が発生します)

Q.集配送の際、ビルにエレベーターが無いのですが、大丈夫ですか?

状況により、別途費用が発生いたします。

Q.集配送は誰がするのですか?

関東圏内は原則自社専用トラックにて集配いたします。
それ以外の地域は宅配業者により対応いたします。

Q.複数の部署、担当者、配送先などを登録できますか?

可能です。情報番人WEBサービス上で担当者(新規ID)配送先の設定が可能です。部署登録については、当社側にて行いますのでお問合せください。

Q.預けた書類はいつでも出し入れ自由ですか?

可能です。

Q.各種依頼のキャンセルはできますか?

担当センターへご相談ください。
原則当日のキャンセルは不可となります。

Q.自身で持込(発送)をしたいのですが、届け先は何処でしょうか?

担当センターの住所となります。

Q.情報番人WEBサービスにログインできない、画面が表示されません

お使いのブラウザ・バージョンをご確認ください。

Q.情報番人WEBサービスのログインID、パスワードを忘れてしまいました

お客様社内での管理者ID保有者に再発行の依頼をしてください。

Q.Web管理システムの操作マニュアルはありますか?

ログイン後画面の下部にあるリンクからダウンロードいただけます。

Q.担当者が複数人いるのですが、ID・パスワードの管理はどのようになりますか?

貴社管理者IDの方が管理いただけます。

Q.倉庫内で文書箱の中身を確認することはできますか?

文書保管庫に隣接して閲覧室を設置してございますので、こちらで文書箱の中身を確認することができます。
1社様の貸切となりますので、安全・快適にご確認頂けます。
数量が多い場合には、別途検品用のスペースをご提供させて頂きます。

Q.倉庫への訪問はできますか?

可能です。情報番人WEBサービスからご依頼ください。

Q.保存箱の開封依頼をすることはできますか?

原則箱の中身を開封することは行っておりません、

Q.書類の保管期限はいつに設定すればいいですか?

文書によっては、法律で保管期間が定められています。詳しくはお客様にてご確認ください。

Q.保管期限は後から変更できますか?

変更可能です。

Q.保存箱に入れた書類の情報は後から変更できますか?

変更可能です。ただし箱番号については変更ができません。

Q.保管期限を設定せずに保管はできますか?

可能です。

Q.保管期限のアナウンスはしてもらえますか?

毎月、請求確定後、メールにて通知いたしますので、情報番人WEBサービスにログインしご確認ください。

Flow

ご契約までの流れ

キーペックスへのご相談

キーペックスへは、電話・FAX・Eメール・キーペックスホームページのお問い合わせフォームからご連絡ください。追って担当営業よりご連絡いたします。

ヒアリング・プランニング・お見積もりのご提案

まず、お客さまの現状の書類保管状況を確認いたします。その上で、書類保管をどのようになされたいかのお話をお聞きし、キーペックスがご提供できるサービスの内容、ご利用までの流れをご案内させていただきます。

お見積もり提出

お打合せした内容を元に、お見積もりを提出いたします。所属の文書情報管理士が多くの書類保管実績を基にお客さまに納得いただけるプランを提示させていただきます。

お客様社内での検討・委託の決定

キーペックスから提案しましたプランやセキュリティ面についてご精査ください。セキュリティ面には自信がありますので、ぜひ一度倉庫見学へお越しください。

契約内容のご確認・契約締結

委託内定をいただきましたお客さまへは、キーペックスより契約書案をお送りします。ご不明な点がありましたら、納得いただけるまでご説明いたします。

Service Flow

サービスご利用開始時の流れ

書類の分類・リスト作成

まず、お客さまの社内の運用ルールをご確認ください。保存リストの作成など、お客さまによっては保管前に社内申請が必要な場合もありますので、お客さまの社内規定に従いまして事前準備を行います。
保管書類の品名や詳細内容の登録をご希望の場合は、キーペックスの情報番人WEBサービスをご利用ください。

書類を保存箱へ箱詰め

文書の分類が同じで廃棄年月が同じである文書をまとめて、箱詰めされることをお勧めします。保管コストを抑えるには、法定年限を経過した文書を適宜廃棄することが大切ですので、箱詰めの段階でまとめられることによって詰換える手間を省けることができ、コスト削減の一助となります。

保存箱へケースNo.を記入

保存箱にケースNo.を記入することで、お客さまとキーペックスとの双方で文書を特定することができるようになりますので、ケースNo.は必須の情報となります。
ケースNo.は20桁以内の文字を振当てます。保存箱の側面へ記入してください。(キーペックスでは保存箱を販売しております。入手する手間が省けますのでぜひご利用ください。当社販売以外の保存箱をご利用の場合は、狭い面への記入をお願いします。)

ケースNo.には下記の文字が利用可能です。
・アラビア数字(0~9)
・アルファベット(大文字)
・記号(-+$/.#など)
・カタカナ
ケースNo.は、システムに登録をしますので、全て半角での管理となります。ケースNo.は、重複しないように設定をお願いします。

Service Flow

文書の預け入れ依頼手順

情報番人WEBサービスからのご依頼

情報番人WEBサービスをご利用いただくと、必要項目が入力フォームとして用意されていますので、必要な項目を簡単に入力していただけます。(預入依頼フォームの基本情報と明細を入力し、保存してください) 
新たに倉庫保管する(ケースNo.の登録がない)書類の場合は、明細タブの【新規預入】ボタンをクリックして入力します。
取り寄せた(返却中)書類を再度倉庫へ預け入れる場合は、【預入品検索】ボタンをクリックし、選択します。

Eメール、FAXからのご依頼

特に、様式を限定しておりませんが必要事項を記載した依頼書ファイルをご用意しています。
なお、項目が揃っていれば、お客さまにて作成された様式で構いません。

必要事項は、以下の通りです。

・社名・部署名
・ご依頼者名
・集配ご希望日(16時までの受付の場合は、翌営業日が最短です)
・ご依頼種別(保管の場合、「預入依頼」とお知らせください)
・保管箱数
・集配先住所
・ご連絡先電話番号
・集荷対象のケースNo.

なお、ケースNo.の情報は、預け入れいただく文書に間違いないことをお客様とドライバー相互で確認するために利用いたします。

Service Flow

預け入れ後の情報の登録・変更手順

情報番人WEBサービスからのご依頼

「保管品の確認」画面より、ケース毎に登録情報を編集することが可能です。お客様の編集内容がそのまま登録されます。
詳細を500文字追記することも可能です。

Eメールからのご依頼

登録可能な情報は下記の通りです。ケースNo.を含めたリストを送付ください。
必要事項は、以下の通りです。

・ケースNo.(預入時の情報)
・保存期限(西暦+月)
・書類名(50字、スペースもカウントします)

いただいたリストを基に当社システムへ登録いたします。
※ご依頼と同時、あるいは後日リストを保管センターへ送付ください。尚、登録完了まで作業時間をいただく場合がございますのでご了承ください。

Service Flow

文書の取り寄せ依頼手順

情報番人WEBサービスからのご依頼

各種ご依頼→返却依頼を選択し、基本情報と明細をご入力ください。明細では保管中の文書の一覧から選択いただきます。

Eメールからのご依頼

特に、様式を限定しておりませんが、必要事項を記載した依頼書ファイルをご用意しています。
なお、項目が揃っていれば、お客さまにて作成された様式で構いません。

必要事項は、以下の通りです。

・社名・部署名
・ご依頼者名
・集配ご希望日(16時までの受付の場合は、翌営業日が最短です。)
・ご依頼種別(取り寄せの場合、「取り寄せ依頼」とお知らせください。)
・保管箱数
・集配先住所
・ご連絡先電話番号
・集荷対象のケースNo.

なお、ケースNo.の情報は、お取り寄せいただく文書に間違いないことをお客様とドライバー相互で確認するために利用いたします。

Downlowd

依頼書ダウンロード

お申し込み時に必要な書類関係をまとめています。ダウンロードしご利用ください。

Service Flow

倉庫や閲覧室の閲覧依頼・見学申込

1.お客様にて倉庫閲覧依頼(見学申込)の送付

情報番人WEBサービス(閲覧依頼フォーム)、Eメール、FAXのいずれかの手段でお申込み(ご依頼)ください。

依頼(申込)時の記載事項
・貴社(団体)名(必須)
・部署
・電話番号(必須)
・来社代表者の方の氏名(必須)
・来社予定者の人数
・来社予定日時(必須)
・来社の目的
・書類のケースNo.、あるいは一般保管品の品番等

2.当社にてご依頼受領(日程調整)のご連絡

既に閲覧室の利用申し込み等がある等、ご希望に沿えない場合がございます。
その際は、日程変更をお願いする場合がございますが、ご了承願います。

3.お客様にてご来社時に入退室管理表のご記入

ご記入いただいた内容は、事前にいただいている依頼内容と相違がないか確認させていただきます。

万が一ご連絡いただいている方と相違がある場合は、下記の方法でご本人確認をさせていただきます。

  1. 電話にて依頼者様へ訪問者様変更の確認
  2. 1にて依頼者様ご不在の場合は、訪問者様が閲覧可能な方であることを貴社の方へ問合確認
  3. 上記1、2で確認できない場合は、身分証(免許証等)の写しをいただき保管