ご利用ガイド|機密文書廃棄・溶解処理サービス

FAQ

よくあるご質問

Q.情報セキュリティに関する取り組み状況を知りたいです

当社が定める情報セキュリティ基本方針に則って管理運営を行っております。

Q.電話でのサポートはありますか?

お気軽にお問い合わせ下さい。
<サポート対応>月~金(休:日祝) 9:00~17:30

Q.請求書はどのように発行されますか? 請求書の発送はできますか?

原則WEB請求書となります。ご登録いただいたメールアドレス宛にURLをお送りしますので、ご確認ください。

Q.請求書の部署名や担当者名の変更はできますか?

可能です。担当センターへご用命ください。

Q.会社の規定で契約書を交わす必要があるのですが、対応できますか?

契約書の締結を行っております。

Q.領収書は発行されますか?

申し訳ございません、領収書は発行しておりません。

Q.支払い方法はなんですか?

口座振替、または銀行振り込みでお願いいたします。
振込手数料はお客様負担にてお願いいたします。

Q.引落口座を変更したいのですが

営業担当、または担当センターへご連絡ください。

Q.配送料は別途かかりますか?

はい。ご契約時に単価を設定いたします。

Q.情報番人WEBサービスのシステム利用料はかかりますか?

無料です。

Q.万一の場合の補償はどうなっていますか?

寄託物の寄託価額は1箱につき、10,000円となります。
詳しくは、契約締結時にご案内いたします。

Q.社名が変わるが必要な手続きはありますか?

営業担当、または担当センターへご連絡ください。

Q.廃棄箱のサイズはいくつですか?

31×33×45(cm) 以下のものをご利用ください。書類は1箱に15kg前後を目処としてください。
書類を詰めすぎると箱が破損する可能性があります。

Q.特定個人情報(マイナンバー)が記載された書類も廃棄できますか?

その他機密文書と同様の扱いとなりますが廃棄可能です。

Q.クリアファイルやバインダーに入れたまま廃棄箱に詰めていいですか?

可能です。ホチキス(ステープラー)の芯、クリップなども問題ありません。 なお、バインダー等の金具がついているものに綴じた書類も未開封のまま溶解をすることができますのでご安心下さい。

Q.会社の規定で契約書を交わす必要があるのですが、対応できますか?

契約書の締結を行っております。

Q.廃棄箱にはどのくらい詰めていいですか?

書類は1箱に15kg 前後を目処としてください。書類を詰めすぎると箱が破損する可能性があります。

Q.一度に大量の書類を廃棄できますか?

可能です。ただし50箱以上の場合はこちらからご連絡を差し上げる場合がございます。

Q.依頼時点で箱数が確定しないのですが、大丈夫ですか?

トラックの過積載を防ぐため、集荷箱数を必ずお伺いしております。事前に各部署で数量をとりまとめて、その合計数をご依頼ください。事前にお見積もりご依頼頂ければ、弊社で概数を把握しますので、ぜひご利用ください。もし、当日数量が変動し、過積載になる恐れがある場合は、積載可能分までを集荷し、残りは後日改めて集荷依頼をいただきます。

Q.定期集荷・随時の集荷はできますか?

経理書類などが毎月大量に発生してしまう事業所様などは、整理整頓目的での定期集荷がお勧めです。機密保持のご契約書が必要な方は雛形をご用意しています。

Q.メディア保存の廃棄はできますか?

書類の溶解処理とは料金体系が異なります。ご希望のある方は、営業担当へご相談ください。

Q.登録している場所以外の住所への回収は可能ですか?

可能です。

Q.回収の際、ビルにエレベーターが無いのですが、大丈夫ですか?

状況により、別途費用が発生いたします。

Q.回収は誰がするのですか?

関東圏内は原則自社専用トラックにて集配いたします。
それ以外の地域は宅配業者により対応いたします。

Q.複数の部署、担当者、配送先などを登録できますか?

可能です。情報番人WEBサービス上で担当者(新規ID)配送先の設定が可能です。部署登録については、当社側にて行いますのでお問合せください。

Q.各種依頼のキャンセルはできますか?

担当センターへご相談ください。
原則当日のキャンセルは不可となります。

Q.情報番人WEBサービスにログインできない、画面が表示されません

お使いのブラウザ・バージョンをご確認ください。

Q.情報番人WEBサービスのログインID、パスワードを忘れてしまいました

お客様社内での管理者ID保有者に再発行の依頼をしてください。

Q.情報番人WEBサービスの操作マニュアルはありますか?

ログイン後画面の下部にあるリンクからダウンロードいただけます。

Q.担当者が複数人いるのですが、ID・パスワードの管理はどのようになりますか?

貴社管理者IDの方が管理いただけます。

Q.溶解処理工場の見学はできますか?

可能です。情報番人WEBサービスなどからご依頼ください。

Flow

ご契約までの流れ

キーペックスへのご相談

キーペックスへは、電話・FAX・Eメール・キーペックスホームページのお問い合わせフォームからご連絡ください。追って担当営業よりご連絡いたします。

お見積もり提出

お見積もりの結果、キーペックスの溶解処理サービスのご利用を希望される方は、営業担当に利用者登録をご依頼ください。資料請求・見積もり・利用者登録等は、問い合わせフォームよりお願いします。
搬出する量によっては、事前に搬出経路確認や搬出車両の手配をする必要がありますので、お見積もりの際、溶解処理を必要とする廃棄文書の大体の目安量をご提示いただけると当日の流れがスムーズとなります。

ご案内

ご提示していただいた目安量から、利用手順および料金についてご案内いたします。それと同時にご契約書の雛形を送付します。納得されましたら正式にお申し込みください。

契約内容のご確認・契約締結

お客様のご契約内容の確認の後、契約を締結します。
機密処理に関する書類の搬出時に、お客様にお願いする部分や、報告事項などを含めた詳細部分も確認をお願いします。確認後、お客様と当社の合意のうえ、契約を締結させていただきます。

Service Flow

サービスご利用開始時の流れ

廃棄する箱のご用意

廃棄用に段ボール箱をご用意ください。
段ボール箱代は別途有償ですが、1セット(10枚)¥1,800(税抜)にてご用意しています。キーペックスでは、1箱単位から受け取りも行っています。1箱とは、キーペックスで販売している廃棄用段ボール箱を基準としています。以下が基準サイズです。

サイズ:(長さ)450×(幅)330×(高さ)310mm
お手元の空き箱を利用される際は、3辺の合計が120cm以内の箱をご利用し、重さも15㎏までとしてください。もし、基準より小さなサイズ(半分程度の場合など)はドライバーがその場でサイズ換算します。

不要書類の箱詰め

廃棄書類の集荷をご依頼ください。インターネットの情報番人WEBサービスで、16時までにご依頼いただいた場合、最短で翌営業日集荷が可能です。
ただし、配送ルートの都合により、日程の変更をお願いする場合があります。また、集荷時間の指定は承れません。ご了承ください。
FAXで集荷日の指定をご希望される場合は、集荷希望日の前営業日16時までに依頼受付完了が必要です。また、集荷総数が50箱以上になる場合は、お手数ですが2~3営業日前にご相談くださいますようお願いいたします。

書類保管サービスに預けている書類を廃棄する時は、廃棄したいケースNo.を確認してください。
ケースNo.を指定いただき溶解処理を受け付けます。在庫表や、保管期限切れリストで確認できます。

お振込み

後日送付される請求内容を確認し、お振込みをお願いします。 溶解処理証明書は、請求書とは別途郵送します。

Service Flow

書類保管サービスに預けている書類の廃棄依頼手順

情報番人WEBサービスをご利用の場合

各種ご依頼→廃棄依頼を選択し、基本情報と明細を入力してください。書類名・詳細・保存期限から在庫検索が可能です。

Eメール、FAXからのご依頼

特に、様式を限定しておりませんが必要事項を記載した依頼書ファイルをご用意しています。
なお、項目が揃っていれば、お客さまにて作成された様式で構いません。

必要事項は、以下の通りです。
・社名・部署名
・ご依頼者名
・ご依頼種別(「廃棄依頼」とお知らせください)
・ケースNo.(廃棄したい全てのケースを記載ください)
・溶解処理証明書発行の要・不要
・ご連絡先電話番号

Service Flow

お手元の書類の廃棄依頼(引取廃棄依頼)手順

情報番人WEBサービスをご利用の場合

各種ご依頼→その他依頼を選択し、基本情報と引取廃棄(書類)欄へ集荷箱数を入力してください。

Eメール、FAXからのご依頼

特に、様式を限定しておりませんが必要事項を記載した依頼書ファイルをご用意しています。
なお、項目が揃っていれば、お客さまにて作成された様式で構いません。

必要事項は、以下の通りです。
・社名・部署名
・ご依頼者名
・ご依頼種別(「廃棄依頼」とお知らせください)
・ケースNo.(廃棄したい全てのケースを記載ください)
・溶解処理証明書発行の要・不要
・ご連絡先電話番号

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依頼書ダウンロード

お申し込み時に必要な書類関係をまとめています。ダウンロードしご利用ください。