ご契約後の流れ

株式会社 キーペックス

TEL.043-241-6891

受付時間: 平日 AM 9:00 ~ PM 5:00

ご契約後の流れ

文書の保管手順

文書の分類・リスト作成
画面イメージ

まず、お客さまの社内の運用ルールをご確認ください。保存リストの作成など、お客さまによっては保管前に社内申請が必要な場合もありますので、お客さまの社内規定に従いまして事前準備を行います。
保管文書の品名や詳細内容の登録をご希望の場合は、キーペックスの情報番人ウェブサービスをご利用ください。

保存箱へ箱詰め
保存箱へ箱詰め

文書の分類が同じで廃棄年月が同じである文書をまとめて、箱詰めされることをお勧めします。保管コストを抑えるには、法定年限を経過した文書を適宜廃棄することが大切ですので、箱詰めの段階でまとめられることによって詰換える手間を省けることができ、コスト削減の一助となります。

保存箱へ
ケースNoを記入
保存箱

保存箱にケースNoを記入することで、お客さまとキーペックスとの双方で文書を特定することができるようになりますので、ケースNoは必須の情報となります。

ケースNoは20桁以内の文字を振当てます。保存箱の側面へ記入してください。(キーペックスでは保存箱を販売しております。入手する手間が省けますのでぜひご利用ください。当社販売以外の保存箱をご利用の場合は、狭い面への記入をお願いします。)

ケースNoは下記の文字が利用可能です。

  • ・アラビア数字(0~9)
  • ・アルファベット(大文字)
  • ・記号(-+$/.#など)
  • ・カタカナ

ケースNoは、システムに登録をしますので、全て半角での管理となります。ケースNoは、重複しないように設定をお願いします。

集荷・書類情報登録・文書取り寄せ・閲覧など、
各種依頼方法はこちらからご確認ください。

文書の預入依頼手順

ご依頼方法は、情報番人ウェブサービス、
E-メール、FAXにてご依頼ください。

情報番人ウェブサービスからのご依頼

情報番人ウェブサービスをご利用いただくと、必要項目が入力フォームとして用意されていますので、必要な項目を簡単に入力していただけます。
(預入依頼フォームの基本情報と明細を入力し、保存してください。)

  • 新たに倉庫保管する(ケースNoの登録がない)書類の場合は、明細タブの【新規預入】ボタンをクリックして入力します。
  • 取寄せた(返却中)書類を再度倉庫へ預入る場合は、【預入品検索】ボタンをクリックし、選択します。

E-メール、FAXからのご依頼

特に、様式を限定しておりませんが必要事項を記載した依頼書ファイルをご用意しています。
なお、項目が揃っていれば、お客さまにて作成された様式で構いません。

必要事項は、以下の通りです。

  • 社名・部署名
  • ご依頼者名
  • 集配ご希望日
    (17時までの受付の場合は、翌営業日が最短です。)
  • ご依頼種別
    (保管の場合、「預入依頼」とお知らせください。)
  • 保管箱数
  • 集配先住所
  • ご連絡先電話番号
  • 集荷対象のケースNo

なお、ケースNoの情報は、預入いただく文書に間違いないことをお客様とドライバー相互で確認するために利用いたします。

預入後、書類情報の登録・変更をご希望の方へ

情報番人ウェブサービス、E-メールでご依頼ください。

情報番人ウェブサービスからのご依頼

「保管品の確認」画面より、ケース毎に登録情報を編集することが可能です。お客様の編集内容がそのまま登録されます。
詳細を500文字追記することも可能です。

E-メールでご依頼の場合

登録可能な情報は下記の通りです。ケースNoを含めたリストを送付ください。

必要事項は、以下の通りです。

  • ケースNo(預入時の情報)
  • 保存期限(西暦+月)
  • 書類名(50字、スペースもカウントします)

いただいたリストを基に当社システムへ登録いたします。

(注)
ご依頼と同時、あるいは後日リストを保管センターへ送付ください。尚、登録完了まで作業時間をいただく場合がございますのでご了承ください。

預けた文書の取り寄せ依頼手順

情報番人ウェブサービス、E-メール、
FAXでご依頼ください。

情報番人ウェブサービスからのご依頼

各種ご依頼→返却依頼を選択し、基本情報と明細をご入力ください。明細では保管中の文書の一覧から選択いただきます。

E-メール、FAXからのご依頼

特に、様式を限定しておりませんが必要事項を記載した依頼書ファイルをご用意しています。
なお、項目が揃っていれば、お客さまにて作成された様式で構いません。

必要事項は、以下の通りです。

  • 社名・部署名
  • ご依頼者名
  • 集配ご希望日
    (17時までの受付の場合は、翌営業日が最短です。)
  • ご依頼種別
    (保管の場合、「預入依頼」とお知らせください。)
  • 保管箱数
  • 集配先住所
  • ご連絡先電話番号
  • 集荷対象のケースNo

なお、ケースNoの情報は、預入いただく文書に間違いないことをお客様とドライバー相互で確認するために利用いたします。

閲覧依頼・見学申込時のお願い

当社では、保管品の確認や委託先監査のために来社される際は、事前のご予約をお願いしております。
ご予約は、情報番人ウェブサービス、E-メール、FAXにて受付けております。

<閲覧依頼・見学申込手順>

1.【お客様】倉庫閲覧依頼(見学申込)の送付

情報番人ウェブサービス(閲覧依頼フォーム)、E-メール、FAXのいずれかの手段でお申込み(ご依頼)ください。

依頼(申込)時の記載事項

  • 貴社(団体)名(必須)
  • 部署
  • 電話番号(必須)
  • 来社代表者の方の氏名(必須)
  • 来社予定者の人数
  • 来社予定日時(必須)
  • 来社の目的
  • 書類のケースNo、あるいは一般保管品の品番等

2.【当社】ご依頼受領(日程調整)のご連絡

既に閲覧室の利用申し込み等がある等、ご希望に沿えない場合がございます。
その際は、日程変更をお願いする場合がございますが、ご了承願います。

3.【お客様】ご来社時に入退室管理表のご記入

ご記入いただいた内容は、事前にいただいている依頼内容と相違がないか確認させていただきます。

内容相違があった場合

万が一ご連絡いただいている方と相違がある場合は、下記の方法でご本人確認をさせていただきます。

  • 1. 電話にて依頼者様へ訪問者様変更の確認
  • 2. 1にて依頼者様ご不在の場合は、訪問者様が閲覧可能な方であることを貴社の方へ問合確認
  • 3. 上記1,2で確認できない場合は、身分証(免許証等)の写しをいただき保管

書類保管から機密溶解処理、物流アウトソーシングまで。
貴社に合ったプランをご提案します。

お気軽にお問い合わせください。

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受付時間: 平日 AM 9:00 ~ PM 5:00

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