ご利用までの流れ

株式会社 キーペックス

TEL.043-241-6891

受付時間: 平日 AM 9:00 ~ PM 5:00

ご利用までの流れ

ご利用までの流れ

キーペックスの文書保管サービスはお客様の「文書係」として保管にかかるコスト削減のお手伝いをさせていただきます。お客様のご希望やご要望を丁寧にヒアリングさせていただき、1980年代から今まで、多くのお客様の文書を保管してきた実績を元に、できるだけコストを抑え、お客様にとって最も適したサービスのご提案をさせていただいております。また、ご提案させていただいたプラン内容やセキュリティ面においても十分ご精査いただき、お客様がご納得いただけるまで丁寧にご説明させていただきますので、弊社の文書保管サービスに安心してお任せください。

キーペックスへの
ご相談

キーペックスへは、電話・Fax・E-メール・キーペックスホームページの問い合わせフォームからご連絡ください。追って担当営業よりご連絡いたします。

お問い合わせ
ヒアリング・
プランニング・
お見積りの
ご提案
書類

まず、お客さまの現状の文書保管状況を確認いたします。その上で、文書保管をどのようになされたいかのお話をお聞きします。
キーペックスがご提供できるサービスの内容、ご利用までの流れをご案内させていただきます。

文書(=紙)はデリケートで、保管上、一番気をつけていただきたいのが“湿気”です。キーペックスでは、文書専用の倉庫に除湿機で湿度をコントロールし、震災に強い電動移動式ラックにて保管いたします。
文書はお客さまの機密情報ですので、他人が自由に出入りすることなどあってはなりません。キーペックスでは、情報漏えいなどのリスクから書類を守るため、万全のセキュリティ体勢を整えています。書類を保管する倉庫には専門のスタッフ以外、クライアントでも入れない専用の保護区域を設けています。お客さまが預けてある書類をキーペックスまでお越しになってご覧になりたい場合は、事前に予約いただいた専用の『閲覧室』をお使いいただくシステムになっています。
“どんな書類を預けるか”を決めること、そして“どんな書類を預けてあるのかを知ること”、が実は一番重要で大変な作業で、分類することで閲覧しやすくなります。分類してリスト作成しお客さまに提供することで、文書の保管から閲覧への対応、期限が来た文書の廃棄まで対応しています。

文書類がまだキャビネットにある状態でも安心していただけるように、機密文書保管に必要な、個人情報類の分類・ファイリング・ナンバリングまでを、すべてキーペックスにて対応いたします。(オプション設定)
また、付帯サービスとして、文書を保管する保管箱のご提供や文書の電子化などへの対応もご提供しています。情報番人ウェブサービスをご利用いただくと、お客さまはいつでも最新の書類保管状況が把握いただけます。保管期限が到来した書類については対象一覧を提示することによって、「廃棄」あるいは「期間延長」をお客さまにて簡単にご判断いただけます。
文書管理は、一気に全部実施することは部門の担当者の方にも負担がかかるものですが、当初一部門から始め実施状況を見ながら他部門へ展開していくことも成功への近道だと考えておりますので、お気軽に見積りを申し出願います。

お見積り提出

お打合せした内容を元に、お見積を提出いたします。

当社では、単に文書を保管するだけでなく、保管文書の活用シーンを想定した内容を、所属の文書情報管理士が多くの文書保管実績を基にお客さまに納得いただけるプランを提示させていただきます。

お客さま社内での検討・
委託の決定

キーペックスから提案しましたプランやセキュリティ面についてご精査ください。

特に、セキュリティ面は、電動式の開閉門扉、出入り口の静脈認証システムや積み荷降ろし場の二重施錠、侵入検知センサー、監視カメラ、侵入防止の有刺鉄線フェンスなどの設備を有しています。ぜひ一度倉庫見学へお越しください。

お客さま
契約内容のご確認・
契約締結

委託内定をいただきましたお客さまへは、キーペックスより契約書案をお送りします。

ご不明な点がありましたら納得いただけるまで説明を差し上げますので、お申し出ください。双方合意完了次第、契約締結させていただきます。

お客さまのビジネスシーンにマッチした、
キーペックスの様々なサービスをご利用ください。

書類保管から機密溶解処理、物流アウトソーシングまで。
貴社に合ったプランをご提案します。

お気軽にお問い合わせください。

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