保管と保存の違いについて|文書保管コラム

株式会社 キーペックス

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文書保管コラム

文書保管コラム

2018/4/2

保管と保存の違いについて

保管と保存の違いについて

「保管」:

文書情報を必要に応じて即座に参照できる状態にあることです。

文書の作成・発生から数か月~1年ぐらいの参照頻度が多い

文書情報は「保管」することをオススメします。

 

「保存」:

保管期間を終えて、参照頻度が少なくなった文書の記録保存をしておくことです。

管理規定を定めて、保存期限や保存場所を定めます。

必要な文書情報を取り出して、活用できるようにしなくてはなりません。                        

保存による問題点

・文書箱がオフィススペースを圧迫/キャビネットに入りきらない

・文書の取出に時間がかかり、作業のたびに時間のロスが大きい

・文書保管をテナントビル内で行なっているため、地価コストが高い

・転勤、退社などで担当者が変更する際に、引継ぎ不備でトラブルが発生【書類が見つからない】

・文書管理は課ごとの担当者が行なっていて、担当者がいないと取り出せない

 

外部倉庫(弊社サービスの場合)のメリット:

・地価の安い地域にて保管しているため、文書保管コストが大幅に削減

・文書箱を保管していたスペースを有効活用

・文書整理・検索による労働時間の削減【人件費も削減】

・必要な時に必要な文書が閲覧可能【17時までのご依頼で翌営業日に発送しています】

・担当者変更時の引継ぎも心配なし【webサービスで管理しているため】

・担当者以外でも検索・配達依頼ができる

・万全なセキュリティ対策

・最終処分も製紙工場でリサイクルするため環境負荷も低減

・防災、防犯など万全な管理体制で、保管から廃棄まで一元管理

 

文書を保存する際は、オフィススペースの有効活用、文書管理の効率化のために

外部保管を検討してみてはいかがでしょうか。 まずは、お気軽にご相談ください。 

記事作成 【青山】

書類保管から機密溶解処理、物流アウトソーシングまで。
貴社に合ったプランをご提案します。

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